El papel de los almacenes en la cadena de sumamazoninistro ha evolucionado de ser instalaciones dedicadas a almacenar a convertirse en centros enfocados al servicio. Los objetivos del diseño de los almacenes son facilitar la rapidez de la preparación de los pedidos, la precisión de los mismos y la colocación más eficiente de las existencias, todos ellos en pro de conseguir ciclos de pedido más rápidos y con mejor servicio al cliente .

 

En primer lugar hay que comprender claramente: por qué es necesario tener un almacén?

Hay 6 razones fundamentales que aconsejan la necesidad de un almacén:
1. Stock de acumulación: Para suministrar un ‘colchón’ que amortigüe el efecto causado por las diferencias entre el suministro y la demanda de productos (efecto que, en general, viene causado por las estacionalidades)
2. Logística de producción: Para asegurar una continuidad en la producción se necesita almacenar stocks de componentes y materiales a lo largo del proceso.
3. Mezcla de productos: Para montar y empaquetar diferentes productos y constituir un nuevo producto mezcla de los anteriores, se necesita cierto stock.
4. Consolidación: Para retirar productos de los proveedores y combinarlos en un único envío al cliente suele ser útil la presencia de una cierta cantidad de stock.
5. Distribución: Para llevar los productos a través de una red del proveedor al cliente para mejorar su disponibilidad.
6. Servicio al cliente: Para proporcionar un servicio al cliente y que su negocio pueda desarrollarse sin riesgo.
Aunque lo deseable es que los artículos fluyan constantemente hacia el cliente (donde se produce el ingreso de dinero), en todas las áreas especificadas anteriormente se ha introducido un elemento de retraso y hay que considerar que la velocidad de movimiento es un factor importante en el coste que supone llevar los artículos de un lugar a otro.

El punto de vista tradicional ha sido mantener artículos en stock pero este concepto está cambiando hacia sistemas de flujo constante. Los artículos que se mueven hacia el cliente van en la dirección de realizar ingresos, mientras que los que están en stock no.

En definitiva, la principal prioridad de almacenamiento es: ‘tener los artículos moviendo los más rápidamente posible’.

Fundamentos y principios de la gestión de almacenes
La primera razón de ser de un almacén nace de la natural imposibilidad práctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparación para consumo de un elemento material y el acto en sí del consumo, bien por pura imposibilidad de ajustar oferta con demanda, bien por las características del producto (perecederos, inflamables …) Este fundamento no acota el origen y destino del elemento almacenado. Por ello, es aplicable tanto a necesidades externas de consumo (clientes) como necesidades internas (clientes internos) entre procesos o áreas.

En segundo lugar, hay razones puramente financieras que dan sentido al uso de almacenes por parte de una empresa. Así, por ejemplo, puede salir más rentable realizar aprovisionamientos en grandes cantidades para reducir los precios, a pesar de necesitar más espacio para su almacenamiento, o realizar movimientos de materiales en grandes cantidades.

Objeto de un sistema de almacenamiento
Solución a requerimientos propios del negocio
. Adaptación a la demanda – interna / externa – (tiempo de proceso, estacionalidad, servicio al cliente …)
. Características de los materiales / productos (perecederos, peligrosos, reciclado …)

Optimización de los recursos financieros
. Reducción de costes a través del aumento del volumen operado (descuentos en compras, consolidación de transportes …)
. Reducción de costes a través necesidades productivas (grupos utilizados en diferentes unidades de proceso …)

Independientemente de estas consideraciones, las técnicas de Gestión de Almacenes son aplicables a todo elemento físico material que forme parte de la compañía. Es decir, no sólo aquellos que forman parte directa del negocio, sino también cualquier documentación generada.

Importancia y objetivos de la gestión de almacenes
Una de las características principales de un almacén es la ausencia de actividades que añadan valor – de manera directa – a los materiales que maneja.
Sin embargo, los fundamentos de su existencia evidencian una posición vital como proceso soporte de la función logística y justifican la necesidad de desarrollar una Gestión de Almacenes en toda su extensión, con impacto tangible en factores de primer nivel para el empresa, obteniendo los siguientes beneficios:
– Reducción de tareas administrativas
– Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos
– Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante
– Mejora de la calidad del producto
– Optimización de costes
– Reducción de tiempo de proceso
– Nivel de satisfacción del cliente

Por ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema de almacenamiento son:
– Rapidez de entregas
– Fiabilidad
– Reducción de costes
– Maximización del volumen disponible
– Minimización de las operaciones de manipulación y transporte interno

La Gestión de Almacenes es ampliamente prevista en la ISO 9000. Desde la recepción de mercancías hasta su salida de almacén, pasando por la adecuada conservación de los productos almacenados, la ISO 9000 normaliza las actividades desarrolladas en el almacén, así como las zonas que una empresa debe habilitar para el aseguramiento de su sistema de calidad.

Pero además, la norma implica el almacén el cumplimiento de otros aspectos como la identificación de los productos, factor éste, fundamental para la gestión de un almacén y para la trazabilidad de los mismos incluso más allá del almacén, también contemplado por la norma.

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