Las empresas que aún realizan inventarios físicos, una ó dos veces al año, reconocen que este es un proceso que consume tiempo y dinero, y gusta poco a los empleados. De todos modos, lo hacen porque saben que es fundamental disponer de una información precisa y fiable sobre la situación de stocks y su correcta gestión.

dep_almacenPara la realización de un inventario físico anual, es importante que todo el personal en la organización entienda que el propósito principal de un inventario físico es verificar que la cantidad disponible de cada artículo en el ordenador refleja la cantidad ubicada físicamente en la estantería.

La realidad nos muestra que los resultados obtenidos no siempre son los deseados y el informe final acaba reflejando diferencias, tanto positivas como negativas, que una vez revisadas confirman que fueron debidas a errores de recuento, ubicaciones no contadas y/o referencias de producto equivocadas. El resultado final, una vez actualizado en los libros, puede afectar directamente al buen funcionamiento de la empresa y, el tiempo extra empleado, una pérdida de dinero.

Una de las prácticas que se implementan cada vez mas en las empresas es la de diseñar un proceso de ‘inventario perpetuo’, es decir, contar un poco cada día. La puesta en práctica de un inventario perpetuo implica una planificación previa de lo que se va a contar, cuando y como. Una vez diseñado, exige mucha constancia pues bajo ningún concepto debe dejar de realizarse, pero, por otro lado, ofrece algunas ventajas sobre el inventario físico anual tradicional a tener en cuenta:

–   El Inventario perpetuo permite un seguimiento diario sobre la fiabilidad del stock ubicado físicamente.

–   Permite especializar al personal encargado del recuento diario eliminando los errores generados por personal ajeno a la manipulación de materiales.

–  La periodicidad de recuento por artículo puede establecerse de forma individual en base a  su rotación, coste, tamaño, etc. (por ejemplo, un producto de valor elevado puede contarse varias veces al año)

–     Las discrepancias detectadas son analizadas con mas rigor.

–   Sustituye al inventario físico anual ó lo reduce a un simple muestreo de artículos que confirme los tendencia de resultados obtenidos a lo largo del año.

–     No paraliza la actividad de la empresa, evitando la consiguiente pérdida de ventas

–   Reduce costes de personal sobretodo en aquellos casos en que para el inventario físico se emplean horas extras, a menudo festivas, ó personal externo.

La decisión para elegir uno ú otro sistema, ó ambos, se suele basar en varios factores:

–      Desviaciones económicas significativas obtenidas en inventarios anteriores.

–      Coste de personal y equipamiento

–      %  de líneas no servidas en preparación de pedidos por discrepancias.

–      Tipología del producto.

El plazo de implantación de un inventario perpetuo puede variar en base a la complejidad de la empresa pero es aconsejable un período de transición de un año, trabajando en paralelo con ambos sistemas, hasta comprobar la fiabilidad de los resultados registrados.

Javier Climent

Consultor Senior

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